کلید رکورد در واقع شناسه یک نوع موجودیت است و به کمک هر مقدار آنی نمونه از موجودیت از هر نمونه دیگر متمایز می‌گردد (عامل تمییز است )

یک نوع موجودیت ممکن است بیش از یک شناسه (و رکورد نمایشگر آن ، بیش از یک کلید ) داشته باشد. در این حالت ، یک کلید ( کوتاهترین و مهمترین از نظر کاربر) به عنوان کلید اصلی و کلیدهای دیگر به عنوان کلید ثانوی و .. در نظر گرفته می‌شوند . گاه ممکن است طول کلید ثابت یا متغیر باشد و طبعاً مدیریت فایل در حالت کلید با طول متغیر پیچیده تر است .

پس کلید حداقل یکی از صفات خاصه موجودیت است که دو خاصیت گفته شده را داشته باشد . اما گاه یافتن صفت خاصه‌ای که هر دو خاصیت را داشته باشد دشوار است ، در چنین وضعی ، صفت خاصه‌ای که ماهیتاً جز صفات خاصه طبیعی موجودیت نیست ، به مجموعه صفات خاصه طبیعی آن افزوده می‌شود تا نقش کلید را ایفاکند. به چنین صفت خاصه‌ای (که طبعا یکتایی مقدار هم باید داشته باشد ) کلیه خارجی می‌گویند . مثلا شماره کارمندی ، شماره قطعه و نظایر آن.

معمولا مقادیر این کلید با کد گذاری خاصی انتخاب می‌شود و به طور سنتی اجزاء تشکیل دهنده این کلید را معنادار در نظر می‌گیرند.