در بعضی از موسسات جریان کار به ترتیبی است که نیاز به تهیه اطلاعات تفضیلی یا جزئیات بعضی از فعالیتهای مالی می باشد . این گونه اطلاعات را نمی توان به آسانی از ((دفترکل)) استخراج نمود ، در نتیجه از دفاتری که جنبه کمکی و فرعی دارند و به نام دفتر معین خوانده می شوند ، استفاده می گردد .

دفتر معین برای هر حساب دفترکل که شامل حسابهای متعدد و جداگانه ای است ، نگهداری می شود و در نتیجه حساب مربوط در دفتر کل یک ((حساب)) کنترل خواهد بود ، که همواره مانده آن با جمع مانده های حسابهای مربوط در دفتر معین مطابقت دارد . دفاتر معینی که معمولا در موسسات نگهداری می شوند عبارتند از : دفتر معین(( بانک)) ، دفتر معین ((بدهکار))ان ، دفتر معین اموال ، دفتر معین(( بستانکار))ان .

دفاتر معین از ((دفتر قانونی |دفاتر قانونی)) نیستند و می توانند به صورت کارتهای آزاد باشند ، معمولا برای سهولت مراجعه به صفحات دفتر معین ، حسابها در این دفاتر به ترتیب حروف الفبا نگهداری می شوند .