در این سیستم پردازش داده ها
رویداد های مالی ) به کمک رایانه در اندازه های مختلف براساس برنامه که به زبان رایانه و مبتنی بر اصول متداول حسابداری از پیش نوشته می شود ، با سرعت و دقت بسیار بالایی صورت می گیرد .
استفاده از ابزار و وسایل
الکترونیک در پردازش داده ها برای سیستم حسابداری موسسات بزرگ که حجم رویدادهای مالی آنها بسیار بالا است ، مناسب می باشد .
مفاهیم
دفاتر روزنامه عمومی ، اختصاصی ، ترکیبی ، کل و معین در
سیستم حسابداری کامپیوتری نیز مشابه مفاهیم آنها در
سیستم حسابداری دستی است . در حقیقت استفاده از دفاتر مذکور در سیستم حسابداری کامپیوتری به مراتب ساده تر از
سیستم حسابداری دستی است .
زمان صرفه جویی شده در مورد ثبت دفاتر روزنامه عمومی ، اختصاصی و ترکیبی و انتقال آنها به دفاتر کل و معین از مزایای عمده استفاده از چنین دفاتری است که این مزیت در
سیستم حسابداری کامپیوتری به مراتب بیشتر است .
در سیستم حسابداری کامپیوتری ،
حسابدار موسسه فقط داده های مورد نیاز رایانه را بر اساس برنامه کدگذاری نموده و توسط واحد ورودی رایانه به واحد
پردازش مرکزی کامپیوتر می رساند ، بقیه عملیات ثبت دفاتر روزنامه ، کل و معین و تهیه گزارشها و صورتهای مالی براساس برنامه ای که طبق اصول متداول
حسابداری از پیش نوشته شده است و با سرعت بسیار زیادی انجام می شود .
مزایای استفاده از سیستم حسابداری کامپیوتری :
از آنجا که رایانه یک ماشین محاسب الکترونیک است ، سرعت عملیات آن قابل مقایسه با سرعت جریان
الکترون می باشد . به عنوان مثال یک
رایانه متوسط می تواند 500000 جمع را در یک ثانیه انجام دهد . بنابراین سرعت عملیات رایانه در
میکروثانیه ها و حتی
نانوثانیه ها است .
در چنین سرعتی یک رایانه می تواند عملیات ثبت و پردازش یک رویداد مالی را فقط در یک میلیونیم ثانیه انجام دهد و یا عملیاتی که در یک سیستم حسابداری دستی طی یک روز انجام می شود را در چند دقیقه انجام دهد . سرعت در انجام عملیات یکی از مزایای عمده سیستم حسابداری کامپیوتری است و سایر مزایای این سیستم به شرح زیر است :
- به موقع بودن مانده حسابها : با پردازش سریع داده ها در سیستم حسابداری کامپیوتری ، حسابهایدفاتر کل و معین به روز بوده و ثبت دائمی موجودیها به سهولت امکان پذیر است .
- تهیه اطلاعات بیشتر بدون صرف هزینه اضافی :در سیستم حسابداری کامپیوتری گذشته از آن که می توان اطلاعات به موقع مثلا فروش نسیه را در اختیار داشت می توان اطلاعات بیشتری از قبیل فروش روزانه قسمتهای مختلف ، فروشندگان ، شعب ، تولیدات مختلف را بدون صرف هزینه اضافی تهیه نمود .
ملاحظه می کنید که تهیه چنین اطلاعاتی در
سیستم حسابداری دستی به سهولت امکان پذیر نیست و مستلزم صرف وقت زیاد و هزینه های اضافی است .
- بازخور فوری : در سیستم حسابداری کامپیوتری تماس مستقیم (OLRT ) کارمند مسئول فروش نسیه ، یک ترمینال که مستقیما به رایانه متصل است ، در اختیار دارد . بنابراین هنگام فروش نسیه ، این کارمند بلافاصله اطلاعات مورد لزوم برای انجام فروش نسیه شامل : سوابق حسابداری مشتری ، مانده بدهی ، سقف اعتبار تصویب شده و ... را از طریق همین ترمینال از رایانه موسسه دریافت نموده و در مورد فروش نسیه تصمیم مقتضی اتخاذ خواهد کرد .
- امکان اعمال کنترل داخلی اضافی:وجود بازخور فوری برای تصمیم گیری و کسب سریع اطلاعات مربوط به مشتریان در مورد فروشهای نسیه یک مورد از قابلیت های بی نظیر سیستم حسابداری کامپیوتری است که کنترل اضافی در سیستم حسابداری موسسه برقرار می کند . در صورتی که اعمال این نوع کنترل داخلی هنگامی که از سیستم حسابداری دستی استفاده می شود و دفتر معین حسابهای دریافتنی به روز نیست امکان پذیر نمی باشد .
